home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The PC-SIG Library 10 / The PC-Sig Library - Shareware for the IBM PC and Compatibles (PC-SIG)(Tenth Edition Disks 1-2804)(1991).iso / PC_SIGCD / 12 / 9 / DISK1298.ZIP / CHAP14.DOC < prev    next >
Text File  |  1988-10-24  |  30KB  |  1,133 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.       CHAPTER 14  -   REFERENCE MANAGER
  9.  
  10.       INTRODUCTION
  11.  
  12.       Researchers often cite the same reference in several papers
  13.       written for different journals.  Usually, each journal has
  14.       its unique bibliographic style.  The 3by5 Plus Reference
  15.       Manager helps you rearrange the elements in references
  16.       (journals, books and book chapters) to meet the
  17.       requirements of a publisher's bibliographic style. 
  18.  
  19.       If you need only one reference format for all your
  20.       publications, it is not necessary to use the Reference
  21.       Manager.  Just enter each reference in a field.  For
  22.       example:
  23.  
  24.  
  25.           REF         McKusick, VA and Ruddle, FH: The status
  26.                       of the gene map of the human
  27.                       chromosomes. Science 196: 390-405, 1977.
  28.           KEYWORDS    GENETICS; HGM
  29.           COMMENTS    Several updates to this classic paper.
  30.  
  31.  
  32.       If, however, you publish in journals that have different
  33.       formats, you should use the Reference Manager.
  34.  
  35.       The Reference Manager is designed to be as flexible as
  36.       possible.  It will handle most reference styles.  In a few
  37.       cases you may need to make minimal changes to the
  38.       reformatted reference to meet a publisher's requirements
  39.       (much easier than retyping each reference).
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.                                                        181
  52.  
  53.  
  54.       3by5 Chapter 14
  55.  
  56.       3by5 owners: If you cannot find a reference format on the
  57.       disk that meets your needs, send us a copy of the format
  58.       (samples of the reference style from the journal) and a
  59.       blank diskette with return postage.  We will design a
  60.       format for you or modify the program to include the
  61.       format.  If you are having trouble converting your
  62.       references to our format, send us a copy on disk with
  63.       return postage, and we will help develop a conversion
  64.       routine.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.  
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.        182
  99.  
  100.  
  101.                                        REFERENCE MANAGER
  102.  
  103.       USING THE REFERENCE MANAGER
  104.  
  105.  
  106.       The easiest way to learn how to use the 3by5 Reference
  107.       Manager is by example.
  108.  
  109.       First place a DOS system diskette in drive A and turn on
  110.       your computer.  The A> prompt should be present.  Then
  111.       place a copy of the 3by5 Master Diskette in drive A.  Type
  112.       [3by5] <Enter>.  After the program loads, press any key to
  113.       continue.  Then press [F] for the Files Command and then
  114.       [O] for the Open Command.  Type [ref] <Enter> to open
  115.       the sample reference file.  Then type [refstyle] <Enter> to
  116.       open the Reference Style File (a file containing various
  117.       formats for references).  Then press <Esc> to return to the
  118.       Master Menu.
  119.  
  120.  
  121.  
  122.       SPECIFYING THE REFERENCE STYLE
  123.  
  124.  
  125.       Method A:  Using the Utilities Command
  126.  
  127.       Press [U] for utilities.  The program will prompt you:
  128.  
  129.         _____________________________________________________________________
  130.         >Screen< References
  131.         Screen display utilities
  132.         _____________________________________________________________________
  133.  
  134.       Type [R] for the Reference Manager.  The program will
  135.       then ask you for the number of the Reference Style File. 
  136.       Press [2].  Then the program will ask you for the number
  137.       of the record that contains the reference style format that
  138.       you want to use.  Press [9] for record nine, which contains
  139.       the format for the journal Science.  The program will load
  140.       the record into memory and return you to the master
  141.       menu.
  142.  
  143.  
  144.  
  145.                                                        183
  146.  
  147.  
  148.       3by5 Chapter 14
  149.  
  150.       Method B:  Using the Search Command
  151.  
  152.       Press [S] to search a file.  Type [2] <Enter> to search file
  153.       REFSTYLE.3X5.  The Search Key prompt will be displayed. 
  154.       Type [science] <Enter> to search for the journal Science. 
  155.       The reference style record for Science will be displayed
  156.       and the Search Command Menu displayed at the bottom of
  157.       the screen:
  158.  
  159.         _____________________________________________________________________
  160.         >Search<Edit Key Forward Backward Goto Print Write Load Quit
  161.         Continue search
  162.         _____________________________________________________________________
  163.  
  164.  
  165.       Press [L] to load a record.  The following prompt will be
  166.       displayed:
  167.  
  168.         _____________________________________________________________________
  169.         >Print< Reference
  170.         Load print form
  171.         _____________________________________________________________________
  172.  
  173.  
  174.       Press [R] to load the current record into memory as the
  175.       Reference Style record that will be used to format the
  176.       references in REF.3X5.  Then press <Esc> three times to
  177.       return to the Main Menu.
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.        184
  193.  
  194.  
  195.                                        REFERENCE MANAGER
  196.  
  197.       Searching Reference Files
  198.  
  199.       Press [S] to search a file.  Type [1] <Enter> to select file
  200.       one for searching.  When the program asks for the search
  201.       key press <F2> to search all records.  The first record will
  202.       be displayed:
  203.  
  204.         _____________________________________________________________________
  205.         AUTHORS   Anderson, J.R.; Boyle, C.F.; Reiser, B.J.
  206.         TITLE     Intelligent Tutoring Systems
  207.         SOURCE    Science
  208.         YEAR      1985
  209.         VOLUME    228
  210.         PAGES     456-462
  211.         PUB_CO
  212.         PUB_LOC
  213.         EDITORS
  214.         EDITION#
  215.         CODE
  216.         KEYWORDS
  217.         COMMENTS
  218.         STYLE     J. R. Anderson, C. F. Boyle, B. J. Reiser, Science
  219.                   228, 456 (1985).
  220.         _____________________________________________________________________
  221.  
  222.  
  223.       Note that the record has 14 fields.  The last field contains
  224.       the reference in the style for the journal Science.  This
  225.       field can be written to another file or printed.  Normally,
  226.       you do not edit this field.  The program inserts the
  227.       reformatted reference in this field.  
  228.  
  229.       The first ten fields are  mandatory and must be named
  230.       AUTHORS, TITLE, SOURCE, YEAR, VOLUME, PAGES,
  231.       PUB_NAME, PUB_LOC, EDITORS and EDITION# (in upper
  232.       case letters).  
  233.  
  234.       There must be at least one additional field (STYLE) which
  235.       is always the LAST field in the record.  Do not enter data
  236.       into this field; the program will insert the reformatted
  237.       reference into this field.
  238.  
  239.                                                        185
  240.  
  241.  
  242.       3by5 Chapter 14
  243.  
  244.  
  245.       You may have additional fields between the PAGES field
  246.       and the STYLE field.  In the above example three fields
  247.       are included: CODE, KEYWORDS and COMMENTS.
  248.  
  249.       The SOURCE field contains either the name of a Journal or
  250.       Book.  The TITLE field contains either the title of an
  251.       article in a journal or a chapter in a book.  The Reference
  252.       Manager distinguishes among the three by the following
  253.       rules:
  254.  
  255.       Book:  If there is no text in the TITLE field, the reference
  256.       is considered a book reference.  
  257.  
  258.       Journal:  If there is text in the TITLE and SOURCE fields,
  259.       but none in the EDITORS field, then the reference is
  260.       considered a journal reference.  
  261.  
  262.       Chapter:  If there is text in the TITLE and SOURCE fields
  263.       and in the EDITORS field, the reference is considered a
  264.       chapter in a book.  
  265.  
  266.       Press [S] to continue the search.  Review the other
  267.       references in REF.3X5.  When you are finished press <Esc>
  268.       three times to return to the Main Command Menu.  Press
  269.       [U] for utilities and then [R] for the Reference Manager. 
  270.       Select file 2 for the Reference Style File and select record
  271.       7.  
  272.  
  273.       Press [S] to search.  Select file 1.  Press <F2> to browse
  274.       through the file.  You will see that the format of the
  275.       reference has changed considerably.  It is in the format
  276.       used by the New England Journal of Medicine.
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286.        186
  287.  
  288.  
  289.                                        REFERENCE MANAGER
  290.  
  291.       RULES FOR ENTERING DATA INTO REFERENCE FIELDS
  292.  
  293.       The rules for entering data into fields in a reference file
  294.       are:
  295.  
  296.       AUTHORS:   Format 1: Last name, a comma, a space, initial
  297.                  of first name, a period, initial of middle name,
  298.                  a period and the initial of the 2nd middle name
  299.                  (if any) followed by a period.
  300.  
  301.                  For example:  Jones, J.R.W.; Smith, J.
  302.  
  303.                  Format 2:  Last name, a comma, a space, first
  304.                  name, middle name, 2nd middle name.
  305.  
  306.                  For example:   Jones, John Richard William
  307.                                 Smith, Luke C; Doe, J. Mark
  308.  
  309.                  Use a carriage return or semicolon and space to
  310.                  separate authors.
  311.  
  312.  
  313.       TITLE:     Title of journal article or chapter in a book. 
  314.                  The first letter of nouns and verbs should be
  315.                  capitalized. An @ in front of the leading letter
  316.                  of a word will insure that the letter is not
  317.                  converted to lower case (e.g. @DNA will not be
  318.                  converted to dNA).
  319.  
  320.  
  321.       SOURCE:    Enter the name of the journal or book.  The
  322.                  first letter of nouns and verbs should be
  323.                  capitalized.  Journal abbreviations should be
  324.                  followed by periods (e.g. N. Engl. J. Med.).
  325.  
  326.  
  327.       YEAR:      Enter the year as four digits (e.g. 1977).
  328.  
  329.  
  330.       VOLUME:    Enter the volume number in Arabic numerals 
  331.                  (e.g. 12 or 111).
  332.  
  333.                                                        187
  334.  
  335.  
  336.       3by5 Chapter 14
  337.  
  338.  
  339.       PAGES:     Enter the page numbers (Arabic numerals)
  340.                  separated by a hyphen.  (e.g. 23-29).  If there
  341.                  is only one page it must be entered as two (e.g.
  342.                  22-22).  If the pages field is left blank, then no
  343.                  page numbers are transferred to the reformatted
  344.                  reference.
  345.  
  346.  
  347.       PUB_CO:    Enter the Publisher's name.
  348.  
  349.  
  350.       PUB_LOC:   Enter the location of the publisher (e.g.
  351.                  Reading, Mass.).
  352.  
  353.  
  354.       EDITORS:   Enter the names of the editors of a book using
  355.                  the same format as that used for authors.
  356.  
  357.  
  358.       EDITION#:  Enter the edition number in arabic numerals
  359.                  (e.g. 33).  The edition number may range from 1
  360.                  to 99.
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.        188
  381.  
  382.  
  383.                                        REFERENCE MANAGER
  384.  
  385.       USING THE REFERENCE MANAGER TO PREPARE 
  386.       A BIBLIOGRAPHY
  387.  
  388.       The preferred method of using the reference manager is to
  389.       direct your reformatted references to another file.  This
  390.       file is usually a WordPerfect, WordStar or ASCII file
  391.       (although it could be a 3by5 file or the printer).  The
  392.       output file can be incorporated into your manuscript and
  393.       edited as needed.
  394.  
  395.       The steps for copying reformatted references are:
  396.  
  397.  
  398.       STEP 1
  399.  
  400.       Open your Reference Style File and select the format that
  401.       you want to use.  For example, open REFSTYLE.3X5 as the
  402.       first file.  Press [U] for the Utilities Command.  Then
  403.       press [R] for the Reference Manager.  Select file 1 and
  404.       then select record 9 (Science format).  
  405.  
  406.       After you have retrieved the reference format you may
  407.       close the Reference Style File so that you can open a
  408.       maximum number of reference files.  This step is an
  409.       option.  You may keep the Reference Style File open if
  410.       you want.
  411.  
  412.  
  413.       STEP 2
  414.  
  415.       Open one or more source reference files.  For example
  416.       open REF.3X5.  This file (or files) will be the source of
  417.       your references.
  418.  
  419.  
  420.       STEP 3 
  421.  
  422.       Open an output file.  For example open "TEST.REF" as a
  423.       file.  When the program cannot locate the file, it will ask
  424.       you whether you want to build it.  Type [Y].  It will then
  425.       ask you whether it is a 3by5 file.  Press [N].  It will build
  426.  
  427.                                                        189
  428.  
  429.  
  430.       3by5 Chapter 14
  431.  
  432.       the file and ask you the file type.
  433.  
  434.  
  435.       Select the file type.  The program will then ask:
  436.  
  437.          Numbered reference file? (Y/N) N
  438.  
  439.       Press [Y] if you want the references numbered.
  440.  
  441.       If you specify that the references are numbered, the
  442.       following questions will be asked:
  443.  
  444.       First, the program will ask whether there are less than 
  445.       100 references in the output file.  This question allows 
  446.       the program to indent the reference numbers appropriately. 
  447.       Press [Y] or [N].
  448.  
  449.       Next it will ask whether there is a blank line between
  450.       references.  Press [Y] or [N].
  451.  
  452.       Lastly, it will ask the starting number of the first
  453.       reference.  Type the starting reference number (usually 1)
  454.       and press <Enter>.
  455.  
  456.       Press <Esc> to return to the Main Menu.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.       STEP 4
  461.  
  462.       The Main Menu should be present.  Press [F] for the Files
  463.       Command.  Then press [F] for the Fields Command.  Select
  464.       the source reference file.  The program will display the
  465.       fields in the file.  Type only the letter of the last 
  466.       field in the record and press <Enter>.  (For REF.3X5 you
  467.       would type [N] <Enter>.)  Only the contents of the last
  468.       field (STYLE) will be copied from the source file to any
  469.       destination file.
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.        190
  475.  
  476.  
  477.                                        REFERENCE MANAGER
  478.  
  479.       STEP 5
  480.  
  481.       Copy records from the source reference file to the
  482.       destination file.  You may use the File Records Command
  483.       to copy a range of records or use the Search Options to
  484.       search and selectively write references to the destination
  485.       file.
  486.  
  487.       After you have copied records to the destination file, you
  488.       can edit the file with your word processor.  The references
  489.       may be appended to a manuscript.
  490.  
  491.  
  492.  
  493.  
  494.  
  495.  
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.  
  502.  
  503.  
  504.  
  505.  
  506.  
  507.  
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.                                                        191
  522.  
  523.  
  524.       3by5 Chapter 14
  525.  
  526.       SELECTING A REFERENCE STYLE
  527.  
  528.       The file REFSTYLE.3X5 has numerous reference styles for
  529.       your use.  You can browse through the file and should be
  530.       able to select a style that you need.  
  531.  
  532.       The following two paragraphs apply only to 3by5 owners: 
  533.  
  534.       If you cannot find a style format that you require,
  535.       Softshell will design a format for you.  All you have to do
  536.       is send a sample of the reference style (from as many
  537.       journals as necessary) and a diskette with return postage. 
  538.       We will design a format for you or modify the program if
  539.       needed.  
  540.  
  541.       The Reference Style format has changed considerably since
  542.       version 3.1, and the rules are much more complicated.  For
  543.       this reason, and the fact the Reference Style codes may
  544.       change in the future, we prefer to design a format for you. 
  545.       If, however, you want to design your own formats, the
  546.       information on the following pages will guide you through
  547.       the design process.
  548.  
  549.  
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.  
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563.  
  564.  
  565.  
  566.  
  567.  
  568.        192
  569.  
  570.  
  571.                                        REFERENCE MANAGER
  572.  
  573.       REFSTYLE CODES AND STRUCTURES
  574.  
  575.       The following technical information is for those who want
  576.       to design their own reference formats for use with 3by5. 
  577.  
  578.       INTRODUCTION
  579.  
  580.       The 3by5 Reference Manager was developed to handle
  581.       references for scientific publication in which 95% of
  582.       references consist of journal articles, books and chapters
  583.       within books.  The Reference Manager is also used by
  584.       many users for non-scientific reference management (legal,
  585.       business, liberal arts).
  586.  
  587.  
  588.  
  589.       References consist of one or more of the following
  590.       elements:
  591.  
  592.           Authors
  593.           Title       (article or chapter)
  594.           Source      (journal or book)
  595.           Year        (date of publication)
  596.           Volume
  597.           Pages
  598.           Publisher
  599.           Editors
  600.           Edition number
  601.  
  602.       For example, a journal article consists of authors, title,
  603.       source (journal), year, volume and pages, while a book
  604.       consists of authors, source (book name), publisher, location,
  605.       editors, edition number and pages.
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.                                                        193
  616.  
  617.  
  618.       3by5 Chapter 14
  619.  
  620.       References have two major levels of organization:
  621.  
  622.       Level one: arrangement of elements within reference.  The
  623.       elements of a reference may be arranged in numerous
  624.       permutations:
  625.  
  626.  
  627.           Folstein S, Abbott MH, Moser R, Parfad I, Clark A,
  628.           Folstein M. Hereditary disorders of dystonic movement
  629.           - a phenocopy of Huntington's disease: lucunar infarcts
  630.           of the corpus striatum. Johns Hopkins Med J 1981;
  631.           148:104-113.
  632.  
  633.           S. Folstein, M. H. Abbott, R. Moser, I. Parfad, A.
  634.           Clark, M. Folstein, Johns Hopkins Med. J. 148, 104
  635.           (1981).
  636.  
  637.           Folstein, S., Abbott, M. H., Moser, R., Parfad, I.,
  638.           Clark, A. & Folstein, M. Johns Hopkins Med. J. 148,
  639.           104-113 (1981).
  640.  
  641.           Folstein, S., Abbott, M. H., Moser, R., Parfad, I.,
  642.           Clark, A., & Folstein, M. (1981). Hereditary disorders
  643.           of dystonic movement - a phenocopy of Huntington's
  644.           disease: lucunar infarcts of the corpus striatum. Johns
  645.           Hopkins Med. J., 148, 104-113.
  646.  
  647.  
  648.  
  649.       Formats consist not only of the order of elements within a
  650.       format, but the characters that separate elements: periods,
  651.       semicolons, comas, spaces etc.
  652.  
  653.       Level 2: Organization of sub-elements with each element. 
  654.       For example, authors may be formatted in many different
  655.       ways:
  656.  
  657.                  Abbott MH
  658.                  M. H. Abbott
  659.                  Abbott, M. H.
  660.  
  661.  
  662.        194
  663.  
  664.  
  665.                                        REFERENCE MANAGER
  666.  
  667.       Reference Style Format.
  668.  
  669.       The American Psychological Association reference style is a
  670.       good example of a reference style format:
  671.         _____________________________________________________________________
  672.  
  673.         JOURNAL  AMERICAN PSYCHOLOGICAL ASSOCIATION STYLE
  674.         SAMPLE   Spetch, M. L., & Wilkie, D. M. (1983). Subjective shortening: A
  675.                  model of pigeons' memory for event duration. Journal of
  676.                  Experimental Psychology: Animal Behavior Processes. 9, 14-30.
  677.  
  678.                  Bernstein, T. M. (1965). The careful writer: A modern guide
  679.                  to English usage. New York: Atheneum.
  680.  
  681.                  Hartley, J. T., Harker, J. O., & Walsh, D. A. (1980). Contemporary
  682.                  issues and new directions in adult development of learning and
  683.                  memory.  In L. W. Poon (Ed.), Aging in the 1980's: Psychological
  684.                  issues (pp. 239-252).  Washington, DC: American Psychological
  685.                  Association.
  686.         FORMAT   @A (@Y). @T. @S, @V, @P.~@A (@Y). @S@N. @L: @H.
  687.                  @A (@Y). @T. In @E (Ed@#), @S@N (@P). @L: @H.
  688.         AU_CODE  ABCDEFGHIJK
  689.         2AUconj  , &
  690.         3AUconj  , &
  691.         ETAL     0,0~0,0~0,0~0
  692.         TI_CODE  L~L~L
  693.         SO_CODE  U
  694.         VOL_CODE S~Sp. ;pp. ~Sp. ;pp.
  695.         PAGECODE 
  696.         PUB_CODE
  697.         LOC_CODE
  698.         ED_CODE  DEFGHIJKLCA
  699.         ED#_CODE ~ (@O ed.)~ (@O ed.)
  700.         _____________________________________________________________________
  701.                   
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.                                                        195
  710.  
  711.  
  712.       3by5 Chapter 14
  713.  
  714.       The record has 15 fields.  Each field except the first
  715.       contains information for the following formats:
  716.  
  717.           Journal
  718.           Book
  719.           Chapter in a book
  720.  
  721.       The formats are separated by carriage returns or ~'s.  For
  722.       example:
  723.  
  724.  
  725.         FORMAT   @A (@Y). @T. @S, @V, @P.~@A (@Y). @S@N. @L: @H.
  726.                  @A (@Y). @T. In @E (Ed@#), @S@N (@P). @L: @H.
  727.  
  728.        
  729.                   
  730.  
  731.       The journal format (@A (@Y). @T. @S, @V, @P.) is
  732.       separated by a ~ from the book format (@A (@Y). @S@N.
  733.       @L: @H.) which is separated by a carriage return from the
  734.       chapter format
  735.       (@A (@Y). @T. In @E (Ed@#), @S@N (@P). @L: @H.).
  736.  
  737.  
  738.       JOURNAL  (FIELD A) 
  739.  
  740.       This field lists the journal, journals or organization that
  741.       uses the format specified in the record.  In the above
  742.       example the organization is the American Psychological
  743.       Association.  This format is used by many journals.
  744.  
  745.  
  746.       SAMPLE  (FIELD B) 
  747.  
  748.       This field contains sample references.  The purpose of the
  749.       field is to allow you to pick a journal that has the same
  750.       reference style as the one you are looking for, or one that
  751.       is similar so that you can create a new Reference Style
  752.       Format.
  753.  
  754.  
  755.  
  756.        196
  757.  
  758.  
  759.                                        REFERENCE MANAGER
  760.  
  761.       FORMAT  (FIELD C)
  762.  
  763.       This field contains the level 1 (general) format of the
  764.       reference.  The format for journals, books, and book
  765.       chapters are included in this field.  Each is separated by a
  766.       carriage return or ~.
  767.  
  768.       The following symbols are used:
  769.  
  770.         @A        =   Author field
  771.         @T        =   Title field (journal article or book chapter)
  772.         @S        =   Source field (journal or book)
  773.         @Y        =   Year field
  774.         @V        =   Volume field
  775.         @P        =   Page field
  776.         @H        =   Publisher (publishing house)
  777.         @L        =   Location of publisher
  778.         @E        =   Editors
  779.         @#        =   Number of editors
  780.         @N        =   Edition number
  781.  
  782.  
  783.       Where one of these symbols appears, the contents of the
  784.       appropriate field will be placed.  Any other characters in
  785.       the Format Field are included directly in the reference
  786.       (e.g. periods, colons, spaces, and abbreviations such as
  787.       Vol.).
  788.  
  789.       In the APA example, the Format Code for a journal article
  790.       is  "@A (@Y). @T. @S, @V, @P."  The authors are placed
  791.       first, followed by a space;  then an opening parenthesis,
  792.       the year of publication, a closing parenthesis, a period and
  793.       a space,  next the title followed by a period and a space;
  794.       then the source (in this case journal), a period, space and
  795.       the volume number, comma, space; finally, the page
  796.       numbers and a period.
  797.  
  798.  
  799.  
  800.  
  801.  
  802.  
  803.                                                        197
  804.  
  805.  
  806.       3by5 Chapter 14
  807.  
  808.       AU_CODE  (FIELD D) 
  809.  
  810.       The AU_CODE field specifies the order in which each
  811.       author's name will be printed.  The elements of each
  812.       author's name are:
  813.  
  814.          A       Last name
  815.          B       comma
  816.          C       space
  817.          D       First initial
  818.          E       period
  819.          F       space
  820.          G       Second initial
  821.          H       period
  822.          I       space
  823.          J       Third initial
  824.          K       period
  825.          L       space
  826.          M       reserved
  827.          N       reserved
  828.          O       First name
  829.          P       Middle name
  830.          Q       Additional middle name
  831.  
  832.  
  833.  
  834.       For example:
  835.         _____________________________________________________________________
  836.  
  837.               A  BCDEFGHIJKL
  838.               |  ||||||||||| 
  839.             Jones, R. F. G. 
  840.         _____________________________________________________________________
  841.  
  842.  
  843.       A is the last name "Jones"; B is the comma after the name
  844.       Jones, C is the space after the comma and so on.
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.        198
  851.  
  852.  
  853.                                        REFERENCE MANAGER
  854.  
  855.  
  856.       THE NAME OF EACH AUTHOR MUST BE ENTERED
  857.       INTO A REFERENCE RECORD IN THE ABOVE
  858.       FORMAT, EXCEPT THAT THE SPACES BETWEEN
  859.       INITIALS ARE NOT INCLUDED.  THE REFERENCE
  860.       MANAGER ADDS THESE TO THE NAME.  
  861.  
  862.       In the above example the author's name would be entered
  863.       as "Jones, R.F.G." and the program would expand it to
  864.       "Jones, R. F. G.".  
  865.  
  866.  
  867.  
  868.       2AUconj  (FIELD E)   Two Authors
  869.  
  870.       This field specifies the punctuation and conjunction used to
  871.       join authors in a reference when there are only two
  872.       authors.  For example:
  873.         
  874.                  Spetch, M.L., & Wilke, D.M. 
  875.                  Abbritton, Robert B. and Jarol B. Menheim
  876.  
  877.       It is important  to include spaces in the field.  In the APA
  878.       format, the 2AUconj = ", & ".  The conjunction "&" is
  879.       followed by one space.  In the second example there is a
  880.       space before and after the conjunction "&".
  881.  
  882.  
  883.  
  884.       3AUconj  (FIELD F)  Three or more Authors
  885.  
  886.       This field specifies the punctuation and conjunction used to
  887.       join the last author to the other authors in a reference. 
  888.       It is important  to include spaces in the field.  In the APA
  889.       format, the conjunction format for 3 or more authors is
  890.       the same as for 2.  
  891.  
  892.  
  893.  
  894.        
  895.  
  896.  
  897.                                                        199
  898.  
  899.  
  900.       3by5 Chapter 14
  901.  
  902.       ETAL  (FIELD G)
  903.  
  904.       This field consists of two digits separated by a comma. 
  905.       The first digit indicates the number of authors allowed in a
  906.       reference before using the abbreviation et al. and the
  907.       second digit indicates the number of authors to be placed
  908.       before the et al.  For example, the code "3,1" indicates
  909.       that if a reference has more than three authors, the
  910.       abbreviation et al. should be used.  The 1 indicates that
  911.       the first author's name will be printed before inserting et
  912.       al.  The code "3,2" would print the first and second
  913.       authors' names before inserting et al.
  914.  
  915.  
  916.  
  917.       TI_CODE  (FIELD H)
  918.  
  919.       This field contains one of three codes:
  920.  
  921.       L:  All letters of the title will be converted to lower case
  922.           except for the first letter of the title.  Any upper case
  923.           letter preceded by a "@" symbol will always be in
  924.           upper case.  The "@" symbol will not be included.  For
  925.           example: "Modern art in the USA" would be converted
  926.           to "Modern art in the uSA", while "Modern art in the
  927.           @USA" would be converted to "Modern art in the
  928.           USA".
  929.  
  930.       A:  The title will be included as is (i.e. no modification of
  931.           the title) in the reference record.
  932.  
  933.       N:  The title will not be included.
  934.  
  935.  
  936.  
  937.  
  938.  
  939.  
  940.  
  941.  
  942.  
  943.  
  944.        200
  945.  
  946.  
  947.                                        REFERENCE MANAGER
  948.  
  949.       SO_CODE  (FIELD I)
  950.  
  951.       The first letter of the Source Code field contains one of
  952.       two codes:
  953.  
  954.       A:  Include the source as it is in the reference record. 
  955.           For example:  "J. Wildl. Manage." for Journal of
  956.           Wildlife Management.
  957.  
  958.       D:  Delete periods after abbreviations unless the period is
  959.           preceded by a "@" symbol.  For example:  "J Wildl
  960.           Manage" for Journal of Wildlife Management.
  961.  
  962.       The second letter of the Journal Code Field may be a "U"
  963.       that indicates that the journal should be underlined.
  964.  
  965.       For example, the code "AU" indicates that the journal
  966.       name is to be printed as it is (with periods after
  967.       abbreviations) and it will be underlined.
  968.  
  969.  
  970.       The 3by5 Reference Manager cannot abbreviate Journal
  971.       names automatically.  If you enter a journal as "Journal of
  972.       Wildlife Management", it cannot be automatically converted
  973.       to "J. Wildl. Manage."
  974.  
  975.  
  976.       VOL_CODE  (FIELD J)
  977.  
  978.       The Volume Code field can be blank or it can contain a
  979.       "B" to indicate that the volume will be printed in bold.
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.                                                        201
  992.  
  993.  
  994.       3by5 Chapter 14
  995.  
  996.       PAG_CODE  (FIELD K)
  997.  
  998.       The Page Code Field can contain one of three commands:
  999.  
  1000.       S:  Standard page format.  First page, a hyphen and the
  1001.           last page.  For example: 836-839.
  1002.  
  1003.       F:  First page only.  For example: 836.
  1004.  
  1005.       C:  Compress the last page.  For example: 836-9.
  1006.  
  1007.  
  1008.  
  1009.       PUB_CODE  (FIELD L)
  1010.  
  1011.       The Publisher Code field is reserved for future use.
  1012.  
  1013.  
  1014.       LOC_CODE  (FIELD M)
  1015.  
  1016.       The Location Code field is reserved for future use.
  1017.  
  1018.  
  1019.       ED_CODE  (FIELD N)
  1020.  
  1021.       The Editor Code field specifies the order in which each
  1022.       editor's name will be printed.  The Editor Codes are the
  1023.       same as those used for the Author Code field.  Note that
  1024.       in the example of the APA format, the Author Code
  1025.       (ABCDEFGHIJK) is different than the Editor Code
  1026.       (DEFGHIJKLCA).
  1027.  
  1028.  
  1029.       ED#_CODE  (FIELD O)
  1030.  
  1031.       The Edition Number Code field specifies the way in which
  1032.       the edition number of a book will be printed.  Editions
  1033.       numbers can be converted to ordinal format (e.g. 1st, 2nd,
  1034.       3rd, 4th) by using the code @O.  In the APA format the
  1035.       Edition Number Code " @O ed." will be converted to " 1st
  1036.       ed.", " 2nd ed.", " 3rd ed.", " 4th ed.", etc. 
  1037.  
  1038.        202
  1039.  
  1040.  
  1041.                                        REFERENCE MANAGER
  1042.  
  1043.       This page reserved for notes.
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.  
  1070.  
  1071.  
  1072.  
  1073.  
  1074.  
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.  
  1085.                                                        203
  1086.  
  1087.  
  1088.       3by5 Chapter 14
  1089.  
  1090.              
  1091.                   
  1092.  
  1093.  
  1094.  
  1095.  
  1096.  
  1097.  
  1098.  
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.        204
  1133.